يتم تقديم هذا المنشور إليك في شراكة مدفوعة مع QuickBooks
تدير الشركات الصغيرة المخزون بكفاءة من خلال الاحتفاظ بمخزون كافٍ لتلبية الطلب مع تجنب الإفراط في التخزين. للقيام بذلك، يقومون بتتبع ما هو في متناول اليد، وما يتم بيعه، ومتى يجب إعادة الطلب باستخدام قواعد بسيطة وتقارير منتظمة.
يمكن لبرامج مثل QuickBooks مساعدة الشركات الصغيرة على إدارة المخزون بشكل أكثر دقة وبجهد يدوي أقل من خلال تسجيل المشتريات والمبيعات وتتبع مستويات المخزون وتحديد العناصر المنخفضة أو بطيئة الحركة.
الوجبات الجاهزة الرئيسية
- تعمل الإدارة الفعالة للمخزون على تجنب نفاذ المخزون وتكدسه، مما يساعد على حماية التدفق النقدي
- يجب استخدام نظام واحد موثوق للاحتفاظ بقوائم العناصر والحركات وقواعد إعادة الترتيب الأساسية
- يمكن أن يعمل QuickBooks كهذا النظام، حيث يساعد الشركات الصغيرة على إدارة المخزون بكفاءة
ما هي إدارة المخزون للشركات الصغيرة؟
تعني الإدارة الفعالة للمخزون تلبية طلب العملاء بأقل قدر من إهدار المال والوقت والمساحة. من الناحية العملية، يعني ذلك تتبع المخزون بدقة، وفهم العناصر التي تتحرك بشكل أسرع أو أبطأ من غيرها، ووضع قواعد بسيطة حول وقت إعادة الطلب والاحتفاظ بكمية كبيرة من المخزون.
الهدف هو منع نفاذ المخزون وتكدسه، مع إبقاء العملية قابلة للإدارة لفريق صغير.
كيفية إدارة المخزون بكفاءة
- حدد العناصر التي تحتاج إلى تتبع: ابدأ بالتركيز على المنتجات التي تحفز معظم مبيعاتك أو التي يصعب استبدالها. سيكون للأخطاء المتعلقة بهذه العناصر التأثير الأكبر على أموالك ورضا العملاء.
- قم بإعداد قائمة جرد واضحة تتضمن تفاصيل العناصر الأساسية: امنح كل عنصر اسمًا أو رمزًا فريدًا ووحدة قياس وفئة بسيطة حتى تتمكن من تجميع العناصر ذات الصلة عند مراجعة المخزون والمبيعات. في QuickBooks، يمكن العثور على هذه المعلومات في قائمة المنتجات والخدمات.
- اختر نظامًا واحدًا موثوقًا به لتتبع الكميات والقيمة: يمكنك استخدام جدول بيانات أو نظام مخصص لإدارة المخزون أو برنامج محاسبة مزود بميزات إدارة المخزون. تسمح لك بعض خطط QuickBooks (مثل Online Plus وOnline Advanced) بتشغيل تتبع المخزون (في الإعدادات) وتعيين العناصر كمخزون أو غير مخزون أو خدمات حتى تتمكن من تتبع ما تشتريه وتبيعه وما هو في متناول يدك.
- سجل دائمًا عمليات الشراء والمبيعات في نفس النظام: تعتمد الإدارة الفعالة للمخزون على تسجيل حركات المخزون مرة واحدة وبطريقة متسقة. يقوم QuickBooks تلقائيًا بتحديث الكميات والإدخالات المحاسبية عند إدخال الفواتير والفواتير وإيصالات المبيعات لعناصر المخزون حتى لا تحتاج إلى جداول بيانات منفصلة للمخزون. سيتم أيضًا تحديث الكمية الموجودة في أمر الشراء للمخزون الموجود عند الطلب، ولكن لم يتم استلامه بعد (مع الخطتين Plus والمتقدمة).
- قم بتعيين نقاط إعادة ترتيب بسيطة لتوجيه قرارات الشراء الخاصة بك: نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي يكون فيه تقديم طلب جديد أكثر كفاءة، مع مراعاة المهلة الزمنية وسلامة المخزون. يمكن لـ QuickBooks (في خطط Plus / Advanced) تخزين نقاط إعادة الطلب ووضع علامة على العناصر المنخفضة أو غير المتوفرة في المخزون حتى تتمكن من مراجعتها وتحديد الأولويات وإنشاء أوامر الشراء قبل نفاد المخزون.
- استخدم التقارير لتحديد الأنماط وضبطها حسب الحاجة: قم بمراجعة منتظمة للعناصر التي يتم بيعها بسرعة أو التي تتحرك ببطء، ومقدار الأموال النقدية التي قمت بتقييدها في المخزون. يمكن أن تعرض لك تقارير مخزون ومبيعات QuickBooks الكميات المتوفرة والعناصر المطلوب إعادة ترتيبها وقيمة المخزون حتى تتمكن من ضبط أحجام الطلبات أو إسقاط أصحاب الأداء الضعيف.
- قم بمراجعة العمليات والأدوات مع نمو عملك: مع زيادة أحجام الطلبات أو قنوات المبيعات، تحقق مما إذا كان المزيج الحالي من جداول البيانات و/أو البرامج و/أو تطبيقات المخزون لا يزال يعمل لصالح عملك. على سبيل المثال، قد يبدأ توسيع نطاق الأعمال بشكل بسيط ثم يربط QuickBooks بأدوات جرد أكثر تخصصًا عندما تصبح احتياجاتهم أكثر تعقيدًا.
المبادئ الأساسية لإدارة المخزون بكفاءة للشركات الصغيرة
| مبدأ | مثال |
|---|---|
| احتفظ برؤية دقيقة لما لديك | احتفظ بقائمة عناصر واحدة وتتبع الكميات المتوفرة في نظام رئيسي واحد |
| أعد الطلب في الوقت المناسب، وليس مبكرًا أو متأخرًا | تعيين نقاط إعادة الطلب بناءً على المهلة الزمنية والطلب؛ استخدم قائمة أو تنبيهات المخزون المنخفض |
| تجنب نسخ البيانات يدويًا | سجل عمليات الشراء والمبيعات مرة واحدة (استخدم نموذجًا قياسيًا لكليهما إذا كنت تستخدم QuickBooks) |
| تحديد العناصر التي تساعد أو تضر التدفق النقدي | قم بمراجعة التقارير الخاصة بالمحركات السريعة والبطيئة بالإضافة إلى قيمة المخزون قبل إعادة الطلب |
يوضح هذا الجدول مبادئ إدارة المخزون الفعالة مع أمثلة لكيفية تطبيقها.
حالة استخدام QuickBooks: تطبيق مبادئ إدارة المخزون الفعالة
يريد متجر صغير للأدوات المنزلية تجنب تراكم الرفوف الفارغة والصناديق في أماكن التخزين. يقوم المالك بنقل المنتجات الرئيسية من جدول بيانات Excel إلى QuickBooks Online، والذي يستخدمه بالفعل لمحاسبة الأعمال الصغيرة.
ويقومون باستيراد قائمة منتجاتهم من جدول البيانات واختيار أنواع عناصر المخزون وتسجيل عمليات الشراء والمبيعات من خلال النماذج القياسية. يتم الآن تحديث الكميات تلقائيًا، وتخبر تنبيهات انخفاض المخزون المالك بموعد إعادة طلب المنتجات الأكثر مبيعًا، وتسلط تقارير المخزون الضوء على الخطوط البطيئة الحركة لتقليلها أو إيقافها.
يقضي المالك وقتًا أقل في الجرد اليدوي للمخزون، مما يعني المزيد من الوقت في خدمة العملاء والتخطيط لمستقبل العمل.
قائمة التحقق: إعداد إدارة المخزون في QuickBooks
- اختر خطة QuickBooks Online مع ميزات المخزون
- قم بتشغيل المخزون أو تتبع المخزون في الإعدادات
- استيراد المنتجات والخدمات من Excel أو CSV باستخدام استيراد البيانات
- قم باستيراد العملاء والموردين حتى يكونوا جاهزين لإدخالات الشراء والمبيعات
- قم بتعيين كل عنصر كمخزون أو غير مخزون أو خدمة وفقًا لكيفية استخدامه
- تسجيل المشتريات والإيصالات لعناصر المخزون للحصول على كميات دقيقة في متناول اليد
- تسجيل جميع مبيعات أصناف المخزون باستخدام الفواتير أو إيصالات المبيعات
- قم بتعيين نقاط إعادة الطلب للعناصر الرئيسية وراجع تنبيهات انخفاض المخزون بانتظام
- قم بتوصيل تطبيقات التجارة الإلكترونية (مثل Shopify Connector) لمزامنة الطلبات والبيانات ذات الصلة
- قم بتشغيل تقارير المخزون والمبيعات المنتظمة لدعم قرارات الطلب والتسعير
أفضل الممارسات والمزالق
- إعطاء الأولوية للعناصر ذات التأثير العالي: قم بتتبع ومراجعة الكتب الأكثر مبيعًا أولاً قبل القلق بشأن الخطوط البسيطة.
- لا تعتمد على الذاكرة وحدها: استخدم نقاط إعادة الطلب المحددة مسبقًا أو التقارير المنتظمة أو التنبيهات التلقائية بدلاً من تخمين موعد الشراء
- تجنب الدخول المزدوج: اختيار نظام واحد لإدارة المخزون والتأكد من تدفق كافة عمليات الشراء والمبيعات من خلاله.
- قم بمراجعة التقارير بانتظام، وليس فقط في نهاية العام: استباق نفاذ المخزون، والتكدس، والعناصر المتقادمة.
- قم بتحديث عمليتك أثناء نموك: مع نمو الحجم والقنوات، فكر في الانتقال من جدول بيانات إلى نظام مثل QuickBooks، وفكر في توصيل تطبيق مخزون مخصص عند التوسع.
الأسئلة الشائعة حول إدارة المخزون
ماذا تعني إدارة المخزون الفعالة للشركات الصغيرة؟
تعني الإدارة الفعالة للمخزون الاحتفاظ بمخزون كافٍ لتلبية الطلب دون تقييد الكثير من الأموال أو مساحة التخزين. بالنسبة للشركات الصغيرة، يتضمن ذلك عادةً تتبع الكميات، وتحديد نقاط إعادة الطلب الأساسية، ومراجعة أنماط المبيعات، واستخدام برامج إدارة المخزون بحيث تكون التحديثات دقيقة ولا تعتمد على ذاكرة شخص واحد.
متى يجب أن تنتقل الشركات الصغيرة من جداول البيانات إلى برامج إدارة المخزون؟
يمكن أن يكون جدول البيانات البسيط كافيًا إذا كان لديك مجموعة صغيرة من المنتجات، وقناة مبيعات واحدة أو اثنتين، وحجم طلبات منخفض، طالما أنك تحافظ على تحديثه. مع نمو خطوط الإنتاج أو الطلبات أو عدد الموظفين، يمكن لبرنامج إدارة المخزون أو تطبيق المخزون المخصص تقليل الأخطاء والعمل اليدوي.
كيف يمكن لـ QuickBooks المساعدة في إدارة المخزون بكفاءة؟
يمكن أن يساعدك QuickBooks من خلال تتبع الكميات المتوفرة والعناصر المنخفضة بناءً على مستويات إعادة الطلب وقيمة المخزون كجزء من حساباتك عند اختيار خطة تتضمن ميزات المخزون. فهو يربط تغييرات المخزون بسجلات الشراء والمبيعات بحيث يكون لديك عرض واحد متسق.
يتم دفع ثمن هذا المحتوى من خلال العلامات التجارية المشار إليها. تعمل Digital Trends بشكل وثيق مع المعلنين لتسليط الضوء على منتجاتهم وخدماتهم لقرائنا. على الرغم من أن هذه المقالة إعلامية وليست معبرة عن الرأي، إلا أنها تعكس تدقيقًا شاملاً للحقائق من قبل فريقنا لضمان الدقة. يقوم فريق الشراكات المخصص لدينا، وليس المعلنين الخارجيين، بصياغة كل المحتوى ذي العلامة التجارية داخل الشركة. لمزيد من المعلومات حول نهجنا تجاه المحتوى ذي العلامة التجارية، انقر هنا.
التعليقات