لفترة طويلة جدًا، كانت إدارة رحلات العمل والنفقات (T&E) مصدرًا للاحتكاك والإحباط وعدم الكفاءة.
يتصارع المسافرون مع الأنظمة القديمة، وتقضي الفرق المالية ساعات لا حصر لها في مطاردة الإيصالات وتصحيح الأخطاء.
الرئيس التنفيذي لشركة Emburse.
إن موجة جديدة من التكنولوجيا، مدعومة بالأتمتة المفرطة والذكاء الاصطناعي المتطور (AI)، لديها القدرة على تحويل T&E من وظيفة امتثال ضرورية ولكن غير مرحب بها على ما يبدو إلى محرك استراتيجي للنمو والتميز التشغيلي.
في الواقع، تظهر البيانات أن الشركات يمكنها تحقيق أوقات أسرع لمعالجة النفقات بنسبة 67% نتيجة لاستخدام المنصات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي. الفرصة موجودة، ولكن التحدي الآن هو أن تقوم الشركات بنشر هذه القدرات على نطاق واسع للاستفادة من إمكاناتها.
تمكين مسافري الأعمال: من التقديم التفاعلي إلى العمل اللحظي
إن الطموح عند نشر هذه التقنيات هو تمكين المسافر من التصرف في الوقت الحالي. سواء أكان الأمر يتعلق بمسح إيصال القهوة ضوئيًا أو إرسال رسوم الفندق، يجب أن تكون الأدوات في متناول أيديهم.
بهذه الطريقة، بدلاً من تراكم النفقات المتراكمة، يصبح من الممكن إرسال النفقات في الوقت الحالي.
ويضمن هذا النهج البديهي الذي يعطي الأولوية للهاتف المحمول والمزود بالذكاء الاصطناعي عمليات إرسال النفقات بشكل أسرع وأكثر دقة وأكثر امتثالًا، مما يؤدي إلى بناء حسن النية لدى الموظفين بدلاً من الاستياء.
وهذه خطوة أولى حاسمة في تحديث إدارة السفر والنفقات. ومن خلال دمج الذكاء الاصطناعي التحادثي والذكاء الاصطناعي العام في هذه المنصات، يمكن للنظام التعلم من سلوك المستخدم ومتطلبات الامتثال ومكافحة الاحتيال وتقديم رؤى ذكية في الوقت الفعلي.
الانتقال من المعاملات إلى الذكاء التنبؤي
الطموح اليوم ليس مجرد أتمتة أفضل، بل مستوى جديد من الذكاء التنبؤي الذي يوفر الدقة والامتثال والثقة حسب التصميم. من خلال التعلم من ملايين المعاملات يوميًا، يتكيف الذكاء الاصطناعي لدينا باستمرار مع كيفية عمل المؤسسات فعليًا.
يؤدي هذا إلى تحويل إدارة الإنفاق من عملية تفاعلية إلى عملية تمنع الأخطاء، وتضع علامة على المخاطر مبكرًا، وتضمن أن كل دفعة وسداد صحيحة في المرة الأولى.
تكتسب فرق المحاسبة السرعة والدقة، بينما يستطيع قادة التدقيق والامتثال رؤية المخاطر قبل أن تتحقق. تتمتع فرق الحسابات الدائنة بإدارة الفواتير بدون لمس، ويعتمد القادة الماليون على التحليلات في الوقت الفعلي لتوجيه التنبؤ والتحكم والاستراتيجية.
في الوقت الذي تسعى فيه العديد من المؤسسات إلى تقليل الإنفاق على النفقات في ضوء ارتفاع التكاليف الحكومية، يمكن أن تكون هذه الرؤى الذكية لا تقدر بثمن.
الحاجة إلى الحرية والمرونة
تعمل هذه القدرات على إعادة تعريف شكل الاستقلال المالي من خلال منصة على مستوى المؤسسات مدعومة بالذكاء الاصطناعي والتي تتلاءم بشكل طبيعي مع النظام البيئي لكل عميل؛ لا توجد حاجة إلى أدوات غير متصلة أو “في غير الوقت الفعلي”. بعد كل شيء، لا يمكن للفرق المالية أن تكون فعالة حقًا إذا كانت تعتمد على برامج تدقيق تابعة لجهة خارجية.
يمنح هذا النهج المفتوح والمتكامل المؤسسات حرية الاختيار الحقيقية، مما يسمح لها بالعمل مع شركاء السفر والنفقات والتكنولوجيا الذين يتوافقون بشكل أفضل مع استراتيجيتهم، بدلاً من الانغلاق في أنظمة مغلقة.
القدرات الأساسية تجعل هذه الرؤية تنبض بالحياة. تعمل إدارة الرحلة المتكاملة على توحيد السفر والنفقات في تجربة متنقلة واحدة بديهية؛ يساعد الجمع بين الحجوزات وعمليات الإرسال وطلبات الإنفاق في مكان واحد على التخلص من الحاجة إلى تطبيقات متعددة أو عمليات يدوية.
وهذا يجعل من الممكن توجيه المسافرين من رجال الأعمال إلى الاختيارات المتوافقة وضمان دقة التسعير من خلال المراقبة المستمرة. تعمل الضوابط المضمنة والإرشادات الاستباقية على تمكين فرق الشؤون المالية من إدارة الامتثال قبل حدوث الإنفاق.
وأخيرًا، تعمل عمليات التكامل السلس وحرية الاختيار على ربط بيانات السفر والنفقات والدائنين في نظام بيئي ذكي واحد لتحقيق الرؤية والتحكم الكاملين. تعد هذه الرؤية في الوقت الفعلي أساسًا لتحويل تقارير النفقات التفاعلية إلى رؤية استباقية وتنبؤية.
المردود الاستراتيجي
من خلال إزالة الاحتكاك وتقديم التوجيه في الوقت المناسب، يتيح الذكاء المضمن بالذكاء الاصطناعي في تكنولوجيا النفقات لكل موظف إمكانية اتخاذ خيارات إنفاق أكثر ذكاءً بثقة.
بالنسبة لقادة القطاع المالي، يعني هذا الكشف عن وفورات مخفية في التكاليف، والتفاوض على أسعار أفضل للموردين، وزيادة مواءمة السياسات، والحد من تسرب الإنفاق.
وفي نهاية المطاف، تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي على تحويل بيانات النفقات إلى إشارات تنبؤية قابلة للتنفيذ. ببساطة، لا يمكن للأنظمة القديمة أن تتنافس مع هذا المستوى من الابتكار والذكاء.
تؤدي رؤية بيانات السفر الشاملة وقدرات الذكاء الاصطناعي إلى بيانات أكثر نظافة وموثوقية، مما يمنح فرق التمويل والسفر الثقة التي يحتاجونها للعمل بناءً على رؤى دقيقة وشاملة.
لأنه عندما يتوافق الابتكار والاستراتيجية، يمكن للقادة قضاء وقت أقل في التفاعل ووقت أطول في دفع أعمالهم إلى الأمام.
تعرف على أفضل برامج الفوترة والفواتير.
تم إنتاج هذه المقالة كجزء من قناة Expert Insights التابعة لـ TechRadarPro حيث نعرض أفضل وألمع العقول في صناعة التكنولوجيا اليوم. الآراء الواردة هنا هي آراء المؤلف وليست بالضرورة آراء TechRadarPro أو Future plc. إذا كنت مهتمًا بالمساهمة، اكتشف المزيد هنا: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
التعليقات